Phiên họp trưởng đoàn AIMAG được tổ chức tại Hyatt Regency Incheon, Hàn Quốc nhằm giới thiệu cho đại diện các quốc gia và vùng lãnh thổ trong châu lục kế hoạch chuẩn bị của chủ nhà Hàn Quốc. Tại phiên họp, phó chủ tịch và TTK BTC (IAGOC) Kwon Kyung Sang đã trình bày về kế hoạch này, đồng thời cho biết phiên họp sẽ là một cột mốc quan trọng trước ngày khai mạc: “Đây là lần đầu tiên Hội đồng Olympic châu Á (OCA) hợp nhất cả hai kỳ đại hội Asian Indoor Games và Asian Martial Arts Games vào làm một. Vì thế, kỳ đại hội này mang một ý nghĩa hết sức quan trọng với sự phát triển của châu lục. Bên cạnh đó, nó còn là cơ hội để chuẩn bị cho Asian Games 17 cũng tại Incheon vào năm 2014. Tôi chờ đợi AIMAG sẽ trở thành một ngày hội thực sự của cả châu lục và kết nối hơn nữa tình hữu nghị của 4 tỷ dân châu Á”.
Theo kế hoạch của IAGOC, AIMAG sẽ diễn ra từ ngày 29-6 đến ngày 6-7, dự kiến thu hút khoảng 4.400 thành viên, trong đó có 2.400 VĐV thuộc 45 quốc gia và vùng lãnh thổ cùng khoảng 1000 khách mời, 1000 phóng viên báo chí. Các VĐV sẽ đua tranh 100 bộ huy chương của 9 môn thi.
Một trong những vấn đề được các đoàn tập trung chú ý là việc làm thẻ đại hội, địa điểm ăn ở, đăng ký các môn thi, vận chuyển... Cũng như một số đại hội khác, AIMAG sẽ áp dụng phương thức đăng ký trực tuyến, bắt đầu từ ngày 2-12-2012 đến ngày 15-2-2013. Với việc đăng ký sớm thẻ đại hội này, các thành viên tham dự đại hội sẽ được miễn khâu xin visa vào Hàn Quốc trong thời gian từ ngày 30-5 đến 21-7, kéo dài trong vòng 53 ngày.
Sau phiên họp, IAGOC đã mời các đại biểu đi thực địa các địa điểm tổ chức AIMAG, bao gồm NTĐ chính cho lễ khai mạc và bế mạc đại hội, làng VĐV cùng một số hạng mục chính khác. NTĐ chính mang tên Incheon Samsan World Gymnasium không chỉ phục vụ cho hai buổi lễ chính của AIMAG mà còn là nơi tổ chức môn khiêu vũ thể thao và thể thao điện tử. Tuy nhiên do có 2.600 chỗ ngồi di động nên vào thời điểm tổ chức lễ khai mạc và bế mạc sẽ tạo được sân khấu lớn và xung quanh là 4.800 chỗ ngồi. Ý tưởng này đã nhận được sự tán thưởng của nhiều đại biểu. TTK Ủy ban Olympic Maldives, ông Ahmed Marzooq cho rằng: “Đây là ý tưởng phù hợp vì NTĐ không quá lớn và tôi tin rằng nó sẽ tạo ra một bầu không khí tuyệt vời cho lễ khai mạc và bế mạc”.
Các đại biểu còn được đưa tới Trung tâm nghiên cứu và phát triển POSCO, nơi được chọn làm khu vực quốc tế của Làng VĐV. Trung tâm này nằm giữa trường đại học quốc tế Yonsei và ký túc xá trường đại học Global. Trường Yonsei có thể đảm nhận 1.400 người trong 700 phòng còn Global Campus có thể chứa 1.100 người trong những căn hộ riêng lẻ. Khu vực quốc tế của Trung tâm R&D POSCO sẽ được xây dựng thành Trung tâm dịch vụ Ủy ban Olympic quốc gia, Trung tâm thẻ đại hội, Trung tâm thông tin vận tải, Trung tâm thông tin thể thao, văn phòng OCA và phòng họp các trưởng đoàn tham dự đại hội.